Bytte til Nine Tables: Derfor trenger ikke migrering være smertefullt

Du vet at det nåværende reservasjonssystemet ditt ikke fungerer. For dyrt. Mangler funksjoner. Dårlig support. Utdatert grensesnitt. Hver måned du blir værende er en ny måned med frustrasjon og bortkastede penger.

Men å bytte føles skummelt. Hva med eksisterende bookinger? Gjestdataene dine? Læringskurven for personalet? Hva om det nye systemet er enda verre?

Disse bekymringene er gyldige. De er også grunnen til at de fleste leverandører av reservasjonssystemer gjør migrering så vanskelig som mulig -- det holder deg låst inne. Vi har snakket med restauranteiere som ble værende med systemer de hatet i årevis fordi tanken på å migrere føltes overveldende.

Vi bygde Nine Tables spesifikt for a eliminere den smerten. Slik fungerer byttet faktisk.

Hvorfor migrering vanligvis er smertefullt

La oss være ærlige om hvorfor det å bytte reservasjonssystem tradisjonelt har vært så vanskelig. Å forstå problemet hjelper deg å sette pris på en annerledes tilnærming.

Dataeksport-mareritt. Mange eldre systemer gjør det bevisst vanskelig å få ut dine egne data. Noen tilbyr ikke eksport i det hele tatt. Andre gir deg en datadump i et format som knapt er brukbart. Gjestedatabasen din, bookinghistorikken din, notatene dine om stamgjester -- alt holdt som gissel av din nåværende leverandør.

Komplekse oppsettprosesser. Tradisjonelle systemer krever at du manuelt legger inn hver detalj om restauranten din. Bordoppsett, åpningstider, bookingregler, personalrettigheter -- det er timevis med kjedelig konfigurasjon før du kan ta en eneste booking.

Feltmappingsproblemer. Selv når du klarer å eksportere dataene dine, betyr import til et nytt system vanligvis manuell feltmapping. "Fornavn" her er "given_name" der. "Telefon" kan være "mobil" eller "telephone". Et system lagrer adresser som ett felt, et annet som fem separate felt. Det er et frustrerende puslespill.

Risiko for nedetid. Frykten for et gap -- selv noen få timer -- der du ikke kan ta bookinger er nok til å stoppe de fleste restauratører fra å bytte. Hva om noe går galt under overgangen? Hva om gjester faller mellom to stoler?

Opplæringsoverhead. Et nytt system betyr opplæring av alle som håndterer reservasjoner. Det er tid borte fra selve jobben. Og hvis systemet ikke er intuitivt, tar opplæringen enda lenger.

Dette er reelle problemer. Vi avfeide dem ikke. Vi løste dem.

Hvordan Nine Tables gjor det annerledes

Steg 1: Opprett kontoen din (ca. 2 minutter)

Her gjør Nine Tables noe som virkelig overrasker folk. Når du oppretter kontoen din og forteller oss restaurantnavnet ditt, henter vi detaljene direkte fra Google.

Det betyr at restaurantnavnet, adressen, åpningstidene, telefonnummeret og grunnleggende detaljer allerede er fylt inn. Automatisk. Ingen skriving av adressen tegn for tegn. Ingen leting etter når du stenger på onsdager.

Restauranteiere forteller oss konsekvent at dette er øyeblikket de innser at Nine Tables er annerledes. Systemet vet allerede hvem du er. Du bekrefter bare detaljene og går videre.

Hvis noe ikke stemmer helt -- kanskje Google-tidene dine er utdaterte, eller du ønsker andre bookingtider enn åpningstider -- justerer du det. Men grunnlaget er allerede der. Det tunge løftet er gjort.

Steg 2: Sett opp bordene dine (10-15 minutter)

Nine Tables inkluderer en visuell plantegningseditor. Du drar bord inn på et oppsett som representerer din faktiske restaurant. Det er visuelt, intuitivt, og ærlig talt forteller noen eiere oss at det er ganske morsomt.

Du setter bordstørrelser (hvor mange gjester hvert bord rommer), grupperer bord som kan slås sammen for større selskaper, og definerer eventuelle soner du bruker (terrasse, hovedrom, privat spisesal). Plantegningen blir grunnlaget for bookingsystemet ditt -- gjester kan til og med se ledige bord på et visuelt kart når de booker.

For de fleste restauranter tar dette steget 10-15 minutter. Du ender opp med en plantegning som personalet gjenkjenner øyeblikkelig, noe som gjør overgangen enda smidigere fordi systemet speiler hvordan de allerede tenker om lokalet.

Steg 3: Importer kunder og bookinger (uanstrengt)

Dette er steget som vanligvis dreper migreringsprosjekter. Ikke med Nine Tables.

Vi bygde en intelligent importfunksjon spesifikt for dette problemet. Du tar de dataene du kan fa fra det gamle systemet -- CSV-filer, Excel-regneark, uansett format -- og laster dem opp. Det er alt fra din side.

Systemet analyserer dataene dine og finner ut hva som er hva. Det gjenkjenner at denne kolonnen er telefonnumre, den kolonnen er e-postadresser, denne har bookingdatoer, og den har antall gjester. Det håndterer ulike datoformater, telefonnummerformater og navnekonvensjoner. Ingen manuell feltmapping. Ingen regnearkakrobatikk.

Kaller det gamle systemet det "Telephone" mens Nine Tables kaller det "Phone"? Spiller ingen rolle. Importen håndterer det. Er datoene dine i DD/MM/ÅÅÅÅ-format mens systemet forventer noe annet? Håndtert. Er gjestedataene i ett format og bookingdataene i et annet? Last opp begge. Importen finner ut av det.

Vi har sett restauranteiere importere tusenvis av gjesteprofiler og års bookinghistorikk på minutter. Data som ville tatt timer å mappe og rydde manuelt. Systemet gjør det tunge arbeidet, viser deg en forhåndsvisning av hva det forsto, og lar deg bekrefte før noe registreres.

Gjestehistorikk, preferanser, notater, allergier, VIP-status -- alt overføres. Stamgjestene dine forblir stamgjestene dine.

Steg 4: Du er klar

Det er ikke en forenkling. Etter å ha fullført disse stegene er systemet konfigurert, dataene importert, og du kan begynne å ta bookinger. Hele prosessen tar vanligvis under en time. For enklere oppsett kan det gjøres på 20 minutter.

Sammenlign det med den tradisjonelle migreringsopplevelsen med dager eller uker med konfigurasjon, datavask, frem og tilbake med supportteam, og nervepirrende go-live-øyeblikk.

Hva med mine eksisterende bookinger?

Dette er sporsmalet alle restauranteiere stiller forst, og med god grunn. Fremtidige bookinger er forpliktelser du har gjort overfor gjester. De kan ikke ga tapt.

Når du importerer dataene dine, følger fremtidige bookinger med alt annet. De vises i Nine Tables-kalenderen din akkurat som de ville i det gamle systemet. Gjestenavn, selskapsstørrelser, særønsker, kontaktdetaljer -- alt overføres.

Hvis en gjest booket et bord til neste lørdag gjennom det gamle systemet, er den bookingen nå i Nine Tables. De trenger ikke booke på nytt. De trenger ikke gjøre noe. Reservasjonen er ivaretatt akkurat som den ble gjort.

Hva med personalet mitt?

Et nytt system fungerer bare hvis teamet ditt kan bruke det. Den viktigste faktoren for personalets adopsjon er om systemet foeles intuitivt fra forste interaksjon.

Nine Tables er bygget rundt et visuelt grensesnitt som speiler hvordan restauranter faktisk fungerer. Plantegningsvisningen viser ditt virkelige oppsett. Å dra en booking til et annet bord er akkurat det du forventer. Grensesnittet er designet for tempoet og presset i en travel service, ikke for noen som sitter ved en pult med tid til å finne ut av ting.

De fleste ansatte blir komfortable i løpet av første skift. Ikke fordi de er teknisk kyndige -- fordi systemet ikke krever at de er det. Det fungerer slik de allerede tenker om å drive en spisesal.

Vi har sett restauranter gå live ved starten av en fredag kveld. Så trygge var de etter en rask gjennomgang. Vi anbefaler ikke nødvendigvis det nivået av mot, men det at det fungerer sier noe om læringskurven.

Vi er her for a hjelpe (virkelig)

Gjennom hele prosessen er Nine Tables-teamet tilgjengelig for a hjelpe. Ikke bak en betalingsmur. Ikke begrenset til kontortid. Ikke gjennom en chatbot som sender deg i sirkler.

Vil du at vi skal veilede deg gjennom oppsettet, gjør vi det. Vil du at vi skal gjennomgå de importerte dataene for å sikre at alt ser riktig ut, gjør vi det. Har personalet spørsmål på go-live-dagen, svarer vi.

Denne supporten er inkludert i abonnementet. Det finnes ikke et "premium support"-nivå. Det finnes ingen timepris for konsultering. Vi mener at det å hjelpe deg lykkes med systemet vårt rett og slett er en del av det å tilby systemet.

Noen restauranteiere ønsker å håndtere alt selv -- prosessen er designet for det. Andre ønsker en hånd å holde i under overgangen. Begge tilnærmingene er fine. Det viktige er at hjelpen er der når du ønsker det.

Bookingwidgeten: Sømløs for gjestene dine

Når du bytter system, bør ikke gjestene merke noen forstyrrelse. Nine Tables gir deg en bookingwidget som du legger inn på nettsiden din, som erstatter den gamle bookinglenken.

Widgeten er ren, rask og fungerer utmerket på mobil. Gjester ser tilgjengelighet i sanntid, velger ønsket tidspunkt og booker på sekunder. Den støtter flere språk automatisk, så internasjonale gjester booker på sitt eget språk.

Hvis det gamle systemet ga deg en bookinglenke, omdirigerer du den til din nye Nine Tables bookingside. Gjester som har bokmerket den gamle bookingsiden blir sømløst omdirigert. Ingen døde lenker. Ingen forvirring.

Google Business Profile-bookinglenken oppdateres også. I løpet av en dag eller to booker gjester som bruker Google inn i Nine Tables. Overgangen er usynlig for dem.

Nar bor du bytte?

Det finnes aldri et "perfekt" tidspunkt for a bytte system, men noen tidspunkter er bedre enn andre:

Godt tidspunkt:

• En roligere periode i kalenderen (færre bookinger å overføre)
• Begynnelsen av en uke (gir deg noen roligere dager til å komme i gang)
• Før en travel sesong (du ønsker det bedre systemet før du trenger det mest)

Mindre ideelt tidspunkt:

• Dagen før julaften
• Midt i service på en lørdag

Når det er sagt, har vi sett restauranter bytte på omtrent alle ukedager. Prosessen er rask nok til at timing betyr mindre enn du tror.

Hva om noe gar galt?

Ærlig svar: behold det gamle systemet tilgjengelig i en uke eller to etter byttet. Ikke si opp det gamle abonnementet umiddelbart.

I praksis ser vi sjelden problemer etter migrering. Men å ha sikkerhetsnetttet fjerner stress. Hvis noe ser feil ut, kan du krysssjekke med det gamle systemet. Etter en uke eller to der alt går smertefritt, sier du opp det gamle systemet med trygghet.

Kostnaden ved a ikke bytte

Hver maned med et system som ikke fungerer for deg koster:

• Penger -- Overflødige gebyrer, per-booking-kostnader, moduler du tvinges til å kjøpe
• Tid -- Workarounds for begrensninger, manuelle prosesser som burde være automatisert
• Muligheter -- Manglende funksjoner som konkurrentene har
• Moral -- Personale frustrert over klossete verktøy

Disse kostnadene er usynlige fordi de er fordelt over hver dag. Men de akkumuleres. Et system som koster deg en ekstra time per dag i workarounds er 365 timer per år. Et system som tar per-booking-gebyrer på en travel restaurant kan koste tusenvis per år i unødvendige kostnader.

Byttekostnaden er en engangsinvestering på omtrent en time. Kostnaden ved å bli er løpende og vokser over tid.

Hva restauranter forteller oss etter byttet

Den vanligste reaksjonen vi horer: "Jeg skulle onsket jeg hadde gjort dette tidligere."

Ikke fordi Nine Tables er magi. Fordi frykten for å bytte var verre enn selve byttet. Forventningen om smerte holdt folk fast i situasjoner de visste ikke fungerte.

Onboarding-prosessen vi har bygget eksisterer spesifikt for å fjerne den frykten. Vi ønsket at det å bytte til Nine Tables skulle føles mindre som en migrering og mer som en oppgradering -- en du kan gjennomføre før lunsj.

Sitter du på gjerdet og vurderer å bytte, men er bekymret for prosessen: prosessen er den enkle delen. Det vanskelige er å bestemme seg. Når du har tatt den beslutningen, sørger vi for at resten går smertefritt.