Veranstaltungsnachfrage in Restaurants: Der Faktor, den Sie ignorieren

Es ist 17:15 Uhr an einem Mittwoch. Die Kueche hat fuer vierzig Gedecke vorbereitet. Am Empfang sind zwei Servicekraefte eingeteilt. Die Warenbestellung ging gestern auf Basis der letzten Mittwochszahlen raus. Alles sieht normal aus.

Nur dass um 19:30 ein ausverkauftes Arenakonzert beginnt, zwei Strassen weiter, und 18.000 Menschen gleich die umliegenden Strassen fluten werden, auf der Suche nach einem Essen vor Einlass.

Um 18:45 ist jeder Tisch besetzt. Um 19:10 sind der Kueche zwei Proteine ausgegangen und sie improvisiert. Drei Walk-in-Gruppen werden abgewiesen. Das Servicepersonal geht unter. Der Abend endet in Stress, verpassten Chancen und einem Gefuehl, das vermeidbar haette sein sollen -- weil es vermeidbar war. Das Konzert wurde vier Monate vorher angekuendigt. Es war drei Monate vorher ausverkauft. Die Information existierte. Sie hat es nur nie in die Vorbereitung geschafft.

Das ist die These: Veranstaltungen sind kein Hintergrundkontext fuer die Wochenplanung. Sie sind der primaere Input. Sie als "Gut-zu-wissen" zu behandeln -- etwas, das man bemerkt, wenn es passiert, statt drum herum zu planen, bevor es passiert -- ist die groesste vermeidbare Verschwendungsquelle im Restaurantbetrieb. Verschwendung in beide Richtungen: zu wenig bei Nachfragespitzen, zu viel bei Nachfrageeinbruechen.

Das Ausmass des Veranstaltungseffekts

Die meisten Betreiber ahnen intuitiv, dass grosse Events ihr Geschaeft beeinflussen. Wenige schaetzen das Ausmass richtig ein.

Waehrend der US-Etappe von Taylor Swifts Eras Tour 2023 stiegen die Ausgaben in Restaurants innerhalb von 4 km um Konzertstadien an Showtagen durchschnittlich um 68 %. Kein marginaler Anstieg. Ein Zweidrittel-Plus an einem einzigen Tag, konzentriert in einem engen geografischen Radius.

Ueberlegen Sie, was das betrieblich bedeutet. Ein Restaurant, das an einem normalen Mittwoch EUR 5.000 Umsatz macht, steht an einem Konzert-Mittwoch vor EUR 8.400 -- wenn es dafuer besetzt, bevorratet und konfiguriert ist, die Buchungen anzunehmen. Wenn nicht, laeuft der groesste Teil der zusaetzlichen EUR 3.400 an der Tuer vorbei und isst woanders.

Der Effekt beschraenkt sich nicht auf Megastars. Eine Studie ueber Stadion-Fussgaengerfrequenz in den USA ergab, dass alle 100 Fussballstadionbesuche etwa 40 zusaetzliche Besuche bei Gastronomie- und Beherbergungsbetrieben innerhalb von 3 km generierten. Baseballstadien kamen auf 29.

Bei einem Stadion mit 20.000 Plaetzen bei voller Auslastung sind das etwa 8.000 zusaetzliche Restaurantbesuche, die an einem einzigen Spieltag vom Stadion ausstrahlen. Sie verteilen sich nicht gleichmaessig -- sie konzentrieren sich bei den naechstgelegenen Restaurants mit der einfachsten Route von den Ausgaengen.

Was die Zahlen an der Kasse bedeuten

Statistiken sind nuetzlich. Arithmetik ist praktisch. So sieht Veranstaltungsnachfrage in einem Rechenbeispiel aus.

Nehmen Sie ein 50-Gedecke-Restaurant mit 65 % Auslastung an einem typischen Sonntag -- 33 Gedecke, durchschnittliche Rechnung EUR 42, Gesamtumsatz EUR 1.386. Fuegen Sie jetzt ein Heimspiel im nahegelegenen Stadion hinzu. 2023 zeigten Transaktionsdaten von Toast POS aus NFL-Staedten, dass die durchschnittlichen Essensverkaeufe um 3 % und die verkauften Alkoholartikel um 6 % an Spieltag-Sonntagen gegenueber Sonntagen ausserhalb der Saison stiegen -- und das sind landesweite Durchschnitte ueber alle Restaurants der Stadt, nicht nur stadionnahe Betriebe.

Ein stadionnahes Restaurant wird einen deutlich groesseren Effekt sehen. Wenn unser 50-Gedecke-Restaurant am Spieltag auf 90 % statt 65 % fuellt, sind das 45 statt 33 Gedecke. Bei denselben EUR 42 durchschnittlicher Rechnung springt der Umsatz von EUR 1.386 auf EUR 1.890 -- EUR 504 mehr. Rechnen Sie den 6%igen Alkoholanstieg hinzu, und die reale Zahl ist hoeher.

Ueber eine Saison mit 8 Heimspielen sind das EUR 4.000+ an zusaetzlichem Umsatz allein sonntags. Aber nur, wenn der Betreiber die zusaetzliche Servicekraft eingeteilt, genuegend Chicken Wings bestellt (Wing-Bestellungen steigen allein am Super-Bowl-Sonntag um 87 %) und den Buchungskalender nicht bei 33 Gedecken blockiert hat, weil "das unser Normalwert ist."

Die Rechnung funktioniert auch umgekehrt. Ein Betreiber, der an einem spielfreien Sonntag fuer 45 Gedecke Personal und Ware einplant, verschwendet die Differenz. Eventgesteuerte Vorbereitung funktioniert nur, wenn man weiss, welche Sonntage Veranstaltungen haben.

Wenn Veranstaltungen die Nachfrage druecken: der Baustellen-Effekt

Nicht jedes Event treibt die Nachfrage nach oben. Strassenbaustellen sind der konstanteste Nachfragedruecker, dem Restaurants gegenueberstehen, und die Daten sind deutlich.

Forschung aus sechs US-Bundesstaaten ergab, dass Unternehmen in der Naehe grosser Strassenbauprojekte waehrend der Bauphase bis zu 40 % ihres Umsatzes verlieren -- und Restaurants sind die am staerksten betroffene Kategorie.

Berichte von Betreibern machen das greifbar.

Ken Roderman, Inhaber von The Dough Miner in Salt Lake City, beschrieb es unverblümt: "The day the first cone went up, our business dropped off 45%." Seine geschaetzten Gesamtverluste ueber die Bauphase erreichten 35.000 bis 45.000 Dollar.

Jennifer Hannon, Mitinhaberin von Laziz Kitchen in derselben Stadt, berichtete einen 40%igen Rueckgang der Gesamtverkaeufe durch Bauarbeiten an einer angrenzenden Strasse. "The number is very high," sagte sie. "With those numbers we can't cover our base costs."

Trinket Lewis, Inhaberin von MoreLyfe Juice in Atlanta, ging von 900 Bestellungen pro Monat in ihrem ersten Jahr auf 380 Bestellungen pro Monat, nachdem Strassenbau und -sperrungen in ihrer Strasse begannen -- ein Volumenrueckgang von 58 %.

Cara Tobin, Mitinhaberin von Honey Road in Burlington, Vermont, brachte es auf den Punkt: "So to lose 20 to 30% of our revenue was huge."

Das sind keine Einzelfaelle. Das ist das Muster. Und das Muster ist im Voraus erkennbar -- Bauzeitplaene sind oeffentlich, Genehmigungen werden veroeffentlicht, Starttermine werden angekuendigt. Die Information existiert Monate bevor der erste Pylone erscheint. Die Betreiber, die es ueberlebten, schafften das, indem sie frueh Kosten senkten, nicht indem sie den Fehlbetrag am Monatsende in ihrem Kontoauszug entdeckten.

Dasselbe Event wirkt auf verschiedene Restaurants unterschiedlich

Hier liegt der Punkt, an dem Betreiber sich vertun: Die Auswirkung von Veranstaltungen ist nicht gleichmaessig.

An einem kuerzlichen Super-Bowl-Sonntag stieg die In-Store-Nachfrage einer nationalen Fast-Food-Kette in Stadionnaehe um fast 90 %. Ein Fast-Casual-Restaurant im selben Viertel verzeichnete einen Rueckgang von 30 %.

Dasselbe Event. Dieselbe Geografie. Gegensaetzliche Ergebnisse.

Die Erklaerung ist einfach. Am Super-Bowl-Sonntag wollen die Leute das Spiel sehen. Sie holen sich schnelles Essen bei einer Fast-Food-Kette und gehen nach Hause. Die Sit-Down-Restaurants, die normalerweise den Sonntagabendservice fuellen, verlieren ihre Stammgaeste ans Sofa. Die Nachfrage ist nicht verschwunden -- sie hat ihre Form veraendert.

Dieselbe Logik gilt auf jeder Ebene. Eine Firmenkonferenz fuellt die Mittagsbuchungen bei nahegelegenen Business-Casual-Restaurants, bringt aber der Weinbar, die nur am Wochenende Betrieb hat, nichts. Ein Familien-Sportturnier treibt die Nachfrage zu Restaurants mit grossen Tischen und Kindermenues. Es geht am Tasting-Menue-Lokal komplett vorbei.

Die Frage ist nicht nur "Gibt es eine Veranstaltung in der Naehe?" Sondern: "Passt dieses Event zu meinem Restauranttyp, meinem Preisniveau und meinem Servicestil?" Ein Betreiber, der sich auf jedes Event in der Naehe vorbereitet, ohne zu filtern, wird genauso oft ueber- wie untervorbereitet sein. Beides kostet Geld.

Der Festival-Multiplikator

Festivals stellen ein anderes Nachfragemuster dar -- anhaltendes Ausgabeverhalten ueber mehrere Tage von Besuchern, die keine bestehenden Restaurantgewohnheiten in der Gegend haben. Sie entdecken, statt auf Bekanntes zurueckzugreifen. Das bedeutet, sie buchen eher im Voraus, probieren eher etwas Neues und sind oft weniger preissensibel als Stammgaeste unter der Woche.

Eine peer-reviewte Studie ueber Food-Festivals in einer laendlichen Region ermittelte eine wirtschaftliche Gesamtwirkung der Besucher von 2,6 Millionen Dollar Umsatz, 1,4 Millionen Dollar Einkommen und 51 gestuetzten Arbeitsplaetzen -- in Dollar von 2007, was inflationsbereinigt heute rund 4 Millionen Dollar oder mehr entspricht.

Fuer einzelne Restaurants in Festival-Einzugsgebieten bedeutet das betrieblich zeitkomprimierte Intensitaet. Es ist 18:30 Uhr an einem Freitag waehrend der Festivalwoche. Der Gastraum ist voll. Jede Servicekraft fuehrt eine volle Station. Die Bar ist drei Reihen tief. Die Kueche drueckt 15-Minuten-Bonzeiten, weil der Posten-Koch dieselben vier Gerichte in Endlosschleife ausfuehrt. Es liegt eine Energie im Raum, die es an einem normalen Freitag nicht gibt -- lauter, schneller, Gruppen von Leuten, die sich gerade auf dem Festival kennengelernt haben, gemischt mit Paerchen, die ein ruhiges Abendessen versuchen.

Diese Intensitaet ist profitabel, wenn Sie vorbereitet sind. Sie ist destruktiv, wenn nicht. Doppelte Besetzung fuer ein Festivalwochenende erfordert, zusaetzliches Personal Wochen im Voraus zu identifizieren, zu bestaetigen und einzuplanen. Das Restaurant, das am Dienstag vor einem Samstags-Festival anfaengt, nach Extra-Personal zu suchen, ist bereits zu spaet.

Einen veranstaltungsbewussten Betrieb aufbauen

Die praktischen Schritte haben weniger mit Technologie zu tun als mit Disziplin.

Kartieren Sie Ihr Einzugsgebiet. Gehen Sie den 10-Minuten-Radius von Ihrer Eingangstuer ab. Listen Sie jedes Veranstaltungsgelaende, Stadion, Arena, Kongresszentrum und jede Hauptstrasse auf. Diese Geografie definiert, welche Events fuer Sie relevant sind. Ein Event 3 km entfernt hat wenig direkte Auswirkung. Ein Event 400 Meter entfernt kann Ihre ganze Woche umgestalten.

Verfolgen Sie den Kalender. Die meisten Veranstaltungsorte veroeffentlichen ihre Programme Monate im Voraus. Sportvereine geben Spielplaene vor Saisonbeginn heraus. Kommunen veroeffentlichen Strassenbauankuendigungen und Baugenehmigungen. Keine dieser Informationen ist versteckt. Sie wird nur nicht konsequent in die Vorbereitungsworkflows der Restaurants eingespeist.

Filtern Sie nach Relevanz. Nicht jedes Event ist Ihr Event. Nutzen Sie das Super-Bowl-Beispiel als mentales Modell: Wuerde dieses Event Menschen zu meinem Restaurant treiben oder von ihm wegleiten? Ein Stadion-Rockkonzert bringt Walk-in-Verkehr fuer Casual Dining; es koennte das Fine-Dining-Restaurant die Strasse runter leeren. Seien Sie ehrlich, in welche Kategorie Sie fallen.

Rechnen Sie um in Zahlen. Der Schritt, den die meisten Betreiber ueberspringen. Wenn das Stadion 15.000 Plaetze fasst und Forschung etwa 40 Restaurantbesuche pro 100 Stadionbesuche nahelegt, haben Sie rund 6.000 zusaetzliche Gaeste, die in Ihrer Gegend zirkulieren. Wie viele werden Ihr Restaurant waehlen? Was bedeutet das fuer Gedecke, Arbeitsstunden und Warenmengen? Selbst eine grobe Rechnung verwandelt abstraktes Veranstaltungsbewusstsein in eine Vorbereitungsentscheidung.

Passen Sie die Buchungskonfiguration an. Wenn ein Nachfrageanstieg kommt, oeffnen Sie Tische, die Sie normalerweise fuer Walk-ins freihalten. Akzeptieren Sie Buchungen ueber ein breiteres Zeitfenster. Wenn ein Nachfragedruecker kommt -- Strassenbau, eine grosse Verkehrsstoerung -- reduzieren Sie feste Zusagen und wechseln zu flexibler Bestuhlung. Ihr Buchungssystem sollte die Nachfragesituation widerspiegeln, nicht nur das Muster der letzten Woche.

Wo Buchungsdaten auf Veranstaltungsdaten treffen

Die manuelle Version der veranstaltungsbewussten Planung funktioniert. Ein geteilter Kalender mit Eventterminen, geschaetzter Besucherzahl und einer Notiz zur erwarteten Auswirkung gibt Kueche, Service und Management eine gemeinsame Sicht auf das, was kommt. Einige der bestgefuehrten Restaurants machen genau das mit einem Whiteboard im Buero.

Die Einschraenkung ist Konsistenz. Der Whiteboard-Ansatz haengt davon ab, dass eine Person jede Woche die Gemeindewebsite, den Stadionspielplan und das Strassenbauregister prueft -- und das Gefundene in eine konkrete Vorbereitungszahl uebersetzt. Wenn diese Person im Urlaub, beschaeftigt oder vergesslich ist, bricht das System zusammen.

Nine Tables geht das anders an. Die Philosophie ist, dass Veranstaltungsdaten direkt in Nachfrageprognosen einfliessen sollten, statt in einem separaten Kalender zu stehen, den jemand daran denken muss zu pruefen. Wenn Buchungshistorie, Wetterdaten und lokale Veranstaltungssignale in einer Ansicht zusammenkommen, spiegelt die Prognose fuer naechsten Samstag einen Samstag mit ausverkauftem Konzert in der Naehe wider -- nicht einfach "einen durchschnittlichen Samstag." Die Personal- und Bestandsimplikationen werden sichtbar, bevor der Manager danach fragen muss.

Das ist am wichtigsten fuer die Planung von Spitzenzeiten. Ein Konzert, das um 22 Uhr endet, erzeugt einen vorhersehbaren Post-Event-Ansturm zwischen 22:15 und 23:00. Ein Sportspiel mit Anpfiff um 15 Uhr generiert Vorspielnachfrage von 12:30 bis 14:30 und Nachspielnachfrage von 17:00 bis 18:30. Diese Zeitmuster sind konsistent genug, um drum herum zu planen -- aber nur, wenn sie im System sichtbar sind, das der Schichtleiter tatsaechlich prueft.

Die Kosten der Ignoranz gegenueber dem Geplanten

Die US-Gastronomiebranche verschwendet geschaetzt 162 Milliarden Dollar jaehrlich an Lebensmitteln, die eingekauft, aber nie serviert werden.

Nicht alles davon ist veranstaltungsbedingt. Aber der Beitrag ist in beide Richtungen real. Untervorbereitung fuer einen Konzertabend bedeutet entgangenen Umsatz durch Gaeste, die Sie nicht bedienen konnten. Uebervorbereitung fuer einen ruhigen Dienstag, an dem Strassenbau Ihre Laufkundschaft getoetet hat, bedeutet verschwendetes Essen, verschwendete Arbeitskraft und verschwendete Marge.

Veranstaltungen sind geplant. Baustellen-Termine sind veroeffentlicht. Festivalprogramme werden angekuendigt. Die Information ist verfuegbar. Die Frage ist, ob sie in die Personalentscheidung und die Warenbestellung einfliesst oder ob sie auf einer Website stehen bleibt, die niemand in der Kueche jemals besucht.

Das Restaurant, das vom Mittwochskonzert ueberrumpelt wurde, und das Restaurant, das darauf vorbereitet war, haben oft denselben Abstand zum Veranstaltungsort. Der Unterschied ist, was sie mit Informationen gemacht haben, die beiden zur Verfuegung standen. Diese Luecke -- zwischen Wissen und Vorbereiten -- ist der Ort, an dem die Verschwendung lebt.