Buchungsvorlaufzeit: Wie weit im Voraus Gaeste reservieren und warum

Es ist Montagmorgen. Sie sehen sich die Buchungen fuer Freitag an: 12 bestaetigt. Sollten Sie sich Sorgen machen?

Das haengt ganz vom Vorlaufzeitmuster Ihres Restaurants ab. Wenn Gaeste typischerweise 3-4 Tage im Voraus buchen, bedeuten 12 Buchungen am Montag, dass der Freitag sich fuellen wird. Wenn sie 1-2 Tage im Voraus buchen, liegen Sie am Montag bereits ueber dem Normalwert. Und wenn die meisten Ihrer Freitagsbesucher am selben Tag buchen, sind 12 Buchungen am Montag ungewoehnlich stark.

45 % der Restaurantreservierungen werden inzwischen fuer denselben Tag vorgenommen.

Die Zahl allein sagt nichts. Die Zahl im Kontext sagt alles.

Was Vorlaufzeit bedeutet

Vorlaufzeit ist die Anzahl der Tage zwischen dem Zeitpunkt der Buchung und dem Datum der Reservierung. Eine Buchung am Mittwoch fuer das Abendessen am Samstag: 3 Tage Vorlaufzeit. Eine Buchung um Mittag fuer heute Abend: selber Tag, Vorlaufzeit null.

Drei Kennzahlen sind relevant:

• Durchschnittliche Vorlaufzeit -- Die typische Anzahl an Tagen, die Gaeste im Voraus buchen
• Vorlaufzeitverteilung -- Wie sich Buchungen auf verschiedene Vorausbuchungszeitraeume verteilen (selber Tag, 1-2 Tage, 3-7 Tage, 7+ Tage)
• Vorlaufzeit nach Wochentag -- Wie das Vorausbuchungsverhalten je nach Tag variiert

Jede davon sagt etwas anderes aus. Der Durchschnitt gibt ein allgemeines Bild. Die Verteilung zeigt die Form Ihres Buchungsmusters. Die Aufschluesselung nach Wochentag zeigt, dass Samstag und Dienstag auf voellig unterschiedlichen Zeitachsen laufen.

Warum es wichtig ist

Die Vorlaufzeit bestimmt, wie frueh Sie in die Zukunft sehen koennen.

Ein Restaurant, in dem Gaeste 5 oder mehr Tage im Voraus buchen, hat hervorragende Voraussicht. Bis Montag weiss die Leitung ungefaehr, wie Donnerstag und Freitag aussehen werden. Personalentscheidungen koennen mit Sicherheit getroffen werden. Bestellungen koennen praezise geplant werden. Es bleibt Zeit zu reagieren, wenn ein Tag ungewoehnlich ruhig oder geschaeftig erscheint.

Ein Restaurant, in dem die meisten Buchungen am selben Tag eingehen, fliegt bis zum Morgen blind. Die Leitung kommt um 8 Uhr an und weiss nicht, ob es heute Abend voll oder ruhig sein wird. Das Personal wurde Tage zuvor nach Durchschnittswerten eingeplant. Wenn der Abend vom Muster abweicht, ist es zu spaet zum Reagieren.

Kein Muster ist besser oder schlechter. Es sind Eigenschaften verschiedener Restauranttypen. Gehobene Gastronomie hat typischerweise laengere Vorlaufzeiten. Laeissige Nachbarschaftslokale tendieren zu kuerzeren. Entscheidend ist, das eigene Muster zu kennen und entsprechend zu planen.

Was die Vorlaufzeit beeinflusst

Wochentag

Das ist der staerkste Faktor. Aktuelle Daten zeigen, dass Reservierungen am Montag und Dienstag um 11 % im Jahresvergleich gestiegen sind, waehrend der Samstag -- der 27 % aller Reservierungen ausmacht -- unveraendert blieb.

Der typische Gradient von Montag (kurze Vorlaufzeit) bis Samstag (lange Vorlaufzeit) gilt fuer die meisten Restaurants. Das Mittagessen am Dienstag wird am selben Tag gebucht. Das Abendessen am Samstag wird 4-7 Tage im Voraus gebucht. Das bedeutet, Sie haben unterschiedliche Planungshorizonte fuer verschiedene Wochentage.

Saison

Feiertagszeiten veraendern die Vorlaufzeiten erheblich. Dezember ist ein Monat langer Vorlaufzeiten -- Weihnachtsessen und Silvester werden Wochen im Voraus gebucht. Im Sommer werden die Zeiten kuerzer, weil Menschen spontanere Plaene machen.

Valentinstag und Muttertag haben bekannterweise lange Vorlaufzeiten. Das sind nicht nur belebte Tage -- es sind Tage, an denen die Buchungskurve voellig anders aussieht als in einer normalen Woche.

Gruppengroesse

Groessere Gruppen buchen frueher. Ein Paerchen kann spontan sein. Eine Gruppe von acht braucht Abstimmung -- einen passenden Termin zu finden dauert, und sie wissen, dass groessere Tische schwerer zu bekommen sind.

Wenn Ihr Restaurant viel Gruppenessen beherbergt, sind Ihre Vorlaufzeitdaten durch diese fruehzeitigen Buchungen verzerrt. Eine Aufschluesselung nach Gruppengroesse liefert ein klareres Bild.

Buchungskanal

Die Art der Buchung beeinflusst den Zeitpunkt. Online-Buchungen haben tendenziell etwas laengere Vorlaufzeiten -- die Bequemlichkeit, vom Telefon aus zu buchen, veranlasst Menschen, es zu tun, wenn sie daran denken, oft Tage im Voraus.

Telefonbuchungen haben tendenziell kuerzere Vorlaufzeiten. Menschen rufen an, wenn sie sich bereits entschieden haben zu kommen, oft innerhalb eines oder zweier Tage. Walk-ins haben per Definition eine Vorlaufzeit von null.

Tageszeit

Der Abendessensslot um 18 Uhr dominiert mit 27 % aller Reservierungen, gefolgt von 19 Uhr mit 21 %. Aber frueherer Zeitslots wachsen: 17-Uhr-Buchungen stiegen um 8 % im Jahresvergleich, und 16-Uhr-Buchungen wuchsen um 3 %.

Fruehe Gaeste buchen tendenziell mit kuerzerer Vorlaufzeit. Die 17-Uhr-Gruppe ist spontaner als die 20-Uhr-Gruppe.

Das Konzept des Buchungstempos

Vorlaufzeitdaten werden operativ wirksam, wenn Sie sie mit dem Buchungstempo kombinieren -- dem Vergleich des aktuellen Stands mit dem, wo Sie normalerweise zu diesem Zeitpunkt waeren.

Ein Beispiel. Fuer einen typischen Freitag in Ihrem Restaurant koennte das Buchungsmuster so aussehen:

• 7 Tage vorher: 8 Buchungen
• 5 Tage vorher: 15 Buchungen
• 3 Tage vorher: 25 Buchungen
• 1 Tag vorher: 35 Buchungen
• Am Tag selbst: 42 Buchungen (Endwert)

Wenn es Mittwoch ist (2 Tage vor Freitag) und Sie 30 Buchungen haben, liegen Sie ueber dem Tempo, das normalerweise zu 42 fuehrt. Freitag wird belebt sein -- moeglicherweise ueberdurchschnittlich belebt. Zeit, die Personalstaerke zu bestaetigen.

Wenn es Mittwoch ist und Sie 18 Buchungen haben, liegen Sie hinter dem Tempo. Freitag koennte ruhig werden. Vielleicht lohnt sich eine Promotion oder eine Dienstplanpassung, bevor sie festgeschrieben ist.

Das ist wirksamer als das blossee Zaehlen aktueller Buchungen, weil es beruecksichtigt, wann Buchungen typischerweise eingehen. "Wir haben 18 Buchungen fuer Freitag" klingt am Mittwoch in Ordnung, wenn man den Kontext nicht kennt. Zu wissen, dass man normalerweise 25 bis Mittwoch hat, veraendert die Einschaetzung voellig.

Praktische Anwendungen

Fruehere Personalentscheidungen

Wenn Ihre Vorlaufzeitdaten zeigen, dass Dienstagsbuchungen groesstenteils am selben Tag eingehen, ist der Montags-Stand fuer Dienstag nahezu bedeutungslos. Ihre Personalplanung muss das Unbekannte einkalkulieren.

Wenn aber 80 % der Samstagsbuchen bis Mittwoch vorliegen, koennen Sie drei Tage im Voraus sichere Personalentscheidungen treffen. Das gibt Ihrem Team mehr Planungssicherheit und Ihnen Zeit, Vertretung zu organisieren, falls noetig.

Inventar und Vorbereitung

Die Vorlaufzeit steht in direktem Zusammenhang mit der Kuechenvorbereitung. Ein Restaurant mit langen Vorlaufzeiten kann praezise bestellen, weil es bis Mittwoch weiss, wie viele Gaeste am Samstag erwartet werden. Ein Restaurant mit kurzen Vorlaufzeiten braucht mehr Pufferlager und flexiblere Vorbereitungsplaene.

Marketingzeitpunkt

Wenn Sie einen ruhigen Abend bewerben wollen, muessen Sie es frueh genug tun, damit Gaeste reagieren koennen. Ein Social-Media-Post um 14 Uhr fuer die leeren Tische heute Abend funktioniert nur, wenn Ihre Gaeste am selben Tag buchen. Wenn sie typischerweise 2-3 Tage im Voraus buchen, muss die Promotion frueher in der Woche erscheinen.

Die Vorlaufzeit sagt Ihnen, wann Marketingmassnahmen stattfinden muessen, um Buchungen tatsaechlich zu beeinflussen.

No-Show- und Stornierungsrisiko

Buchungen am selben Tag haben niedrigere No-Show-Raten. Weit im Voraus gemachte Buchungen haben hoehere No-Show-Raten -- das Leben aendert sich, Menschen vergessen. Aktuelle Daten zeigen, dass Gaeste 19 % seltener stornieren als im Vorjahr, was moeglicherweise auf die wachsende Zahl von Restaurants zurueckzufuehren ist, die Stornierungsgebuehren einfuehren.

Wenn Ihre Vorlaufzeitverteilung einen hohen Anteil an Buchungen mit 7+ Tagen Vorlauf zeigt, ist Ihr No-Show-Risiko hoeher und Ihre Erinnerungsstrategie muss robust sein.

Wartelistenplanung

Wenn Gaeste die gewuenschte Uhrzeit nicht bekommen, ist die Geduld begrenzt. Die durchschnittliche Wartelistentoleranz liegt bei etwa 20 Minuten -- gegenueber 17 Minuten im Vorjahr.

Wenn Ihre Vorlaufzeitdaten zeigen, dass die Nachfrage am selben Tag regelmaessig die Kapazitaet uebersteigt, wandelt eine Wartelistenfunktion einen Teil dieser Nachfrage in sitzende Gaeste um, anstatt Besucher abzuweisen.

Der Branchentrend: kuerzere Vorlaufzeiten

Ueber 66 % der Gaeste warten inzwischen bis zum Tag selbst, um einen Tisch zu sichern.

Dieser Wandel wird durch Mobiltelefone vorangetrieben, die Last-Minute-Buchungen muehelos machen. Vor fuenf Jahren erforderte die Buchung eines Restaurants Planung. Jetzt dauert es 30 Sekunden auf dem Telefon waehrend der Heimfahrt.

Kuerzere Vorlaufzeiten bedeuten weniger Voraussicht, aber mehr Flexibilitaet. Wenn ein erheblicher Teil Ihrer Buchungen am selben Tag erfolgt, koennen Sie die heutige Nachfrage mit einem gut getimten Social-Media-Post oder einem Last-Minute-Angebot beeinflussen. Diesen Hebel haben Sie bei Gaesten mit 7 Tagen Vorlauf nicht.

Der Wandel ist nicht einheitlich. Gehobene Gastronomie sieht weiterhin lange Vorlaufzeiten. Laeissige Restaurants erfahren die staerkste Kompression. Ihr spezifischer Trend ist wichtiger als der Branchendurchschnitt.

Wie Nine Tables das verfolgt

Die Vorlaufzeitanalysen von Nine Tables zeigen Ihre Buchungsmuster nach Tag und Zeitraum. Sie sehen, wie weit im Voraus Gaeste fuer jeden Wochentag buchen, aufgeschluesselt nach Gruppengroesse und Buchungskanal. Saisonale Vergleiche zeigen, wie sich Vorlaufzeiten im Jahresverlauf veraendern.

Die Buchungstemposfunktion vergleicht Ihren aktuellen Stand mit Ihrem historischen Muster fuer jeden bevorstehenden Tag. Sie sehen, ob Sie voraus, zurueck oder im Rahmen liegen -- als Fruehwarnsystem fuer belebte oder ruhige Abende. Dieser Vergleich aktualisiert sich bei jeder neuen Buchung, sodass das Signal klarer wird, je naeher der Tag rueckt.

Kennen Sie Ihren Rhythmus

Jedes Restaurant hat ein Vorlaufzeitmuster. Die meisten Betriebsleiter haben ein ungefaehres Gefuehl dafuer -- "unser Samstag ist bis Mittwoch ausgebucht" -- haben es aber nicht quantifiziert oder verfolgt, wie es sich veraendert.

Der Unterschied zwischen grober Intuition und praezisen Daten ist der Unterschied zwischen einer Leitung, die meistens Recht hat bei der Nachfrageeinschaetzung, und einer, die konsequent Recht hat. Ueber ein Jahr summiert sich diese Konsequenz in eingesparten Personalkosten, besser betreuten Gaesten und Abenden, die reibungslos laufen, weil Sie sie kommen gesehen haben.

Ihre Buchungen enthalten diese Informationen bereits. Die Frage ist, ob Sie sie lesen.